审计人员在收集完证据之后,需要把这份证据应当给当事人看看,听听当事人的解释。因为仅仅一份经过签字的文件,是远远不足够的。
咱也不能匡人家,要晓之以理、动之以情。说白了就是给他做选择题,要么主动坦白,内部处理,要么送派出所查办。如果审计部门没有在报告中确认舞弊事件的发生,仅仅披露了线索,那么处罚部门就太草率了。
当然如果你嫌你的经验不够,你也可以找几个公司权威的领导找这些员工谈话,表明立场,坦白从宽,抗拒从严。如果不老实交代,一经查出,将立即移送司法机关,先来个下马威。心理素质差的,立马漏马脚,还给你的调查工作提供了线索,有时候还可以牵出超出举报内容的舞弊事件出来。
除了人证、物证,审计人员还要尽量搜集统计一下经济影响,比如给公司造成的资金损失等等。
六、核实舞弊后应采取的措施
一旦核实舞弊真相之后,审计部需要做以下的措施:
1、禁止人力资源部签收离职申请。
2、获取个人电脑以及往来邮件记录。
3、调离原部门。
对于第二条是特别提出来的,往往会存在个别人员离职后,通过公司邮箱,向公司通讯录发审计部刑讯逼供,导致自己被迫离职,这会给审计部带来极大的冲击。
七、注意事项
舞弊审计有时并不一定有直接效果,这可能和审计人员的能力以及举报者提供的线索或者证据不足有关。
1、不要打草惊蛇。在常规审计中间发现一个有力证据,怀疑该名员工有舞弊嫌疑。那么就应当请示审计负责人,是否有必要转入专门舞弊审计程序。因为一个我们自认为有力证据,可能我们还没有完全掌握情况,舞弊人员找一个借口就会把此类证据解释过去。所以在与舞弊人员摊牌之前,不要与他沟通敏感的问题。可从侧面或第三方,搜集全所有相关证据。相信这么多证据,他不可能完全推翻。如果过早的打草惊蛇,舞弊人员就有可能保持戒心,甚至销毁一些证据。
2、一切低调。再没有过多的证据表明,该员工是舞弊人员之前,所有调查小组人员,尽量不要声张,如果过多的人知道了XX员工舞弊是内审人定性的,尤其是在高管人员面前,一旦人他们知道舞弊定性了,审计人员就没有退路了。如果后期没太多证据证实该员工是舞弊,前面证据又被涉嫌舞弊人员解释过去,我们在高管面前就没有解释的余地了。严重的就成了审计人员诬陷别人‚后果……
3、尽量小心求证。因为舞弊审计处理经常会涉及到法律知道,所以最好有公司法务部或者监察部门一同参与。因为他们知道怎么取证是合法的。一旦舞弊人员反驳什么,法务部也可为审计人员证实。另外借助法务,也可以调查到相关人员的背景资料。尤其是供应商、客户的其它公司拿不到的资料。有经验的法务人员,也会提醒审计人员,哪些可以做。哪些证据更有说服力。当然,如果没有过多的证据,或最后证明该员工舞弊的可能性比较小,建议销毁一些敏感证据。
4、尽量书面记录。如果审计人员与涉嫌舞弊人员做沟通,尽量让他写下来。或者我们录音,做成铁证。如果只是口头说,一被审人员可能会不重视,二容易被翻供,这样审计人员就处于被动地位。
5、小心抗拒人员。如果在常规审计中,审计人员遇到被审对象,十分不配合审计人员,或者想方设法不提供任何审计人员想要的资料,就应该引起审计人员的注意。这样的人可以大胆假设为嫌疑对象。
八、突发事件的处理
舞弊审计毕竟不像常规审计,会有很多突发事件,下面我们来谈一谈一些突发事件的处理。
1、当相关人员要求不要上报舞弊事件,如何处理?
这需要讲究方式,比如他找你时,你告诉他当时还有其它人参与,或把结果已经上报给经理了,至于经理报不报,你也没办法。这种事情,要多动动脑子,把风险转给其他人,让他没办法越权处理事情。
2、是否有必要通过舞弊人员的上一级来确认问题?
这往往容易变成内部处理。一方面可能他的上一级可能参与了这种事项,另一方面家丑不可外扬。
案例:审计人员在查采购人员收取购物卡,没有任何信息。只好与其部门经理沟通希望得到线索‚结果他与直属老大汇报‚那个老大找那个接受购物卡的员工谈话‚承诺交回财物既可‚从轻发落‚结果那员工就坦白了‚因为那个老大比较有份量‚审计总监就不满‚因为少了一个立威的好机会。
九、总结
从现象上看,舞弊的存在,说明被审计组织的内部控制系统存在薄弱环节,如不加以改进,将会影响组织经营目标的实现。从本质上看,不论舞弊所涉及的金额有多大,在性质上它都被认为是重要的。
确实在某种意义上,舞弊不好做。但是一旦成功了,就比什么制度、流程、风险这种审计发现价值更大,制度、流程、风险只是四大或者咨询公司骗钱的说辞。针对舞弊事件,我们还是需要把握以下几点:
一是审计中发现舞弊迹象,不能放过,尽量查清楚;二是对领导安排或举报的舞弊问题,应该查,但尽量隐藏在正常的审计项目中,避免搞专项的舞弊审计;三是纪检或公检法查出本单位舞弊问题,尽量争取参与配合,了解舞弊的具体作案手法,如果对该领域曾经审计,但没有发现问题,要总结当时的审计的程序方法是否存在问题;如果没有审计,今后对这方面要完善。
十、案例分享
1、采购舞弊案例
审计部发现公司有一个监控项目存在舞弊。该监控第一次在前年安装,虽然搞了招标,但很假。第二次,时隔大半年,追加了30个,居然,都不招标了。价格还是按前一次的。审计人员拿着设备清单,找其他公司报价,初步报来的价格低一半,据他们部门内传出的小道消息,返点在40%。
审计人员上门拜访,由于IT经理事前打过招呼,被吃了闭门羹。审计人员向财务了解,还有几十万的工程款未支付。经过与老板的沟通,财务部停止支付剩余的款项,要求供应商提供细节。
供应商提供了IT经理要求回扣的邮件以及打款的银行记录。
2、没有证据的成功案例
在某次招投标审计中,审计人员通过招标价格的趋势分析发现折扣突然下降,另外中标人和付款人不同。随后审计人员走访了投标的企业,发现围标了。
审计人员本来是想拿正确的价格,反推回扣的数量但是,供应商圈子太小了,问了一家马上发现泄密了所以就是硬谈。不过因为背景都挖过,所以对方以为审计人员知道了,就招了。