对于舞弊审计,不同的内审人员有不同的看法。有人认为舞弊,比如索贿这种已超出审计范围,应属经济犯罪,应该让纪检或者法务的人士来参与,和内审没什么关系;也有人认为作为内审本身就不是政府审计,没有什么资源怎么查;部分人员还认为公司内控很好,根本不会有很大的舞弊问题。
哪有猫儿不吃鱼的道理,常在河边走哪有不湿鞋子,即使像富土康这种台资企业,也会出现以“招待和服务费”为名收受了供应商的回扣的情况。
确实,舞弊审计不应是内审的工作重点,但审计的范围不是审计人员能说了算的。当老板指定审计来对举报进行核查的时候,那你又该怎么办?
不少内审对舞弊审计不是很熟悉,往往无功而返,原因归结起来无非是下面三条:一是没经验、二是方法不对头、三是没资源。
下面我们介绍了如何进行舞弊审计,就不扯淡什么舞弊三角理论、冰山理论了。
一、信息来源
舞弊一般分三种,一种是管理层为了公司的业绩虚构利润,第二种是管理层伪造自己的业绩,第三种是个人以权谋私。对于上市公司为了财报好看虚构业绩,对于内审来说不是问题。毕竟老板是自家人,内审是为老板服务的。就像你去做财务审计,有些是为了公关虚构的费用,你就关心一下伪造得好不好,是否会被外审或者税局的人查出来。我们这里举的舞弊通常是以权谋私,表现方式也很简单,小到多报账、大到吃回扣、飞单。
信息的来源有3块,第一块来自外部,比如供应商、客户;第二块来自内部分、子公司的人员或者老板直接下的,有些老板本身就是从基层做起来的,自己也经历过舞弊的事,现在来管理公司了,自然希望把舞弊的那一块控制起来;第三块审计人员在现场审计发现的,这一块其实并不多,大部分在财务审计以及资产审计上,因为能被发现,只能说明太肆无忌惮了。舞弊审计的难就在第一块和第二块,因为信息相对而言不全,而且还是匿名举报‚想获取更多信息就更加困难。
除此之外,还有一些是审计人员在现场审计时,被审计单位的人员说出来的与本次审计无关的舞弊信息。比如盘仓库存货,累了,问问仓管工资高不高,中午食堂怎么样。仓管就说现在食堂是工会的人搞的,吃的又差,听说一年好几百万的利润,这些钱都被工会的人自己分掉了。工会主任70多了就是不肯下岗,就是眼红食堂的钱。听到这,你就可以心里有底了,下次做食堂审计就朝这个方向去收集证据。
当然,举报人也有其个人目的,归纳起来就两个,一个是正义人士,另外一个是内部分赃不均眼红。
二、舞弊审计特征
之所以定性为舞弊,说明这类人不是一般员工能想到或者做到的。舞弊的人一般都不是傻瓜,他敢舞弊,是因为他会采取自己认为别人查不到出来的行为。如果是非普通员工,本身就决定舞弊审计对象的复杂性。
聪明的业务员不会让买家将回扣直接转账至自己户头中,要么以现金或物产形式收取,要么让买家将回扣转至与自己信任的人的户头上,总之就是不留下证据。因为内审没有调取银行私人账户的权限,因此这里的调查取证将非常难。除非公司的后台特别硬,能够逼迫业务员交出银行账单。
三、舞弊的表现形式
1、采购:公司员工逐渐变成了公司的供应商或经销商,或在供应商或经销商内担任重要职务、收取购物卡或者回扣
2、销售:出卖公司客户信息、截留货款、利用接触货款赚差价
3、仓管:多计入库数量或重量、以损耗为由监守自盗、将正常货物混入废旧物资、私自变卖废旧物资
4、财务:倒承兑汇票,吃价差、公款私存、挪用公款
5、营销:与总代虚构影子经销商套取渠道费用、侵占陈列费、虚报临促人员
6、司机:伪造签字报销费用、虚构维修保养费用、利用公司车辆对外服务收钱
7、招投标:泄露标底资料、索贿
8、研发:申请新物料时,故意要求很高的性能参数,形成只有某供应商能独家供应的局面、或者直接指定某供应商
9、人力资源:和中介机构(中介机构比如猎头公司、劳务派遣公司)合伙,收取求职人员的介绍费
10、售后:保修期内虚报虚列维修费用、保修期外瞒报少报维修收入
11、生产:虚构加班费或者装车费、工序外包收取回扣
12、通用:虚报或者浮报差旅、业务招待费
当然这些也是我们平时审计的时候主要重点关注的地方。什么签字不签字,盘点有差异这些都是表面现象。
四、收集证据
当然收到舞弊的信息后,先要核实一下这个是恶意举报、内部斗争还是真实信息。然后,审计人员要做的第一步是和大老板汇报,取得他的支持,要资源要钱。
那如何开展舞弊,或者以什么名义来进行审计?
对于舞弊审计需要做好保密工作,当有人问起来这个是在审什么,就需要装傻,这是对常规审计的一次补充审计,上次没查清楚,这次来核实一下,尽量麻痹对方。
在舞弊审计中,最关键的是收集证据,至于如何处理相关人员那是监察部门或者法务部的重点。一般审计人员没有权力或者没有可能拿到别人收受贿赂的直接证据,所以审计人员只能从周围查出相关矛盾点、不合理点,这时证据就必须尽量周全。
通常我们可以找心理脆弱的未得到好处的底层经办人质询、可以利用嫌疑人的敌对势力挖掘、可以停止供应商款项逼迫其说出详情、可以开展外围的调查与拜访、可以利用人脉资源调查嫌疑人的个人财产变动状况等等。比如采购舞弊,可以查出相关纳入供应商的背景,价格情况,采购比例。还要实地拜访供应商情况。有时锁定举报人,通过举报人来获取更多细节的东西。因为之所以是匿名的,也是因为怕自己的利益受损。
我们曾经收到一供应商匿名举报,通过分析,我们锁定是哪家供应商,再运用一定的技巧,对方很配合,提供了打钱的单据,且我们的对话全部录音,索贿者已进去吃皇粮了。这个就是善于利用各采购员与供应商之间的微妙关系。
在查采购索要回扣的证据收集中,对账有时也是发现问题的一个好办法,不要找经办的人,拿钱出来对方财务肯定是要过账的,以核对正常往来的名义,再往这上面去引导,这是往来之外的账。
不过有的回扣,并不一定是记在正常往来里,而是直接记招待费,都不记载正常账。
另外一块就是我们平时说的,审计人员需要进行日常的线人培养。这个是老生常谈的话题。平时每次审计都是培养线人的好机会,怎么培养?就是将审计发现中鸡毛蒜皮的东西作为人情去交换,比如没有签字、没有留痕、采购订单未编号等,这种口头说一下就行,就没必要全部写报告中。在与仓库人员盘点的时候,谈谈审计工作的难处等等。财务部和IT部门,平时多去唠唠嗑,八卦八卦。
这些可做的还有很多,深浅也要看老板的意思来,是想送进去蹲几年、还是仅仅让老板信服开掉就可以了、还是让责任人吐出来等等,这些都影响到取得的证据链的深度和广度。
接下来我们谈谈证据,舞弊收集的证据有很多,人证、物证。比如做采购舞弊审计,询价最好能有供应商盖章的电子版报价单或者电话录音,不能光是打电话要价格。
也有人说录音不能作为证据,有可能是被胁迫或者冤枉的。
还是先回到舞弊审计的处理结果,无非就是冤枉、开人和吃皇粮,只要老板接受你的证据,接受你的观点即可,这就是为什么审计人员一接触到舞弊信息一定要先汇报老板。就像我们查回扣,如果供应商提供了送回扣的信息,我们只要把收集到的信息交给老板即可,不一定非要采购人员的拿钱的证据。当然如果要吃皇粮,那么可能就需要审计人员收集更多的证据。