ERP实务：业务流程评述之补料流程

　　生产领料之补料流程是作为生产领料流程的一个重要补充，其重要性跟生产领料是一样的。但是，在实务中，补料操作要比生产领料操作要困难，遇到的问题也比较多。补料作业一般分为两种，一是原来料没有领足的，现在缺多少，领多少。这个作业没有多大的难度，跟一般的生产领料没有多大的区别，这里就不再浪费口舌了。第二种情况是生产定单需要用到的原材料已经按照标准领料领足了，但是，因为车间有不良品的出现等情况，导致需要超额领取原材料。这有的人也叫做超领作业。不管叫什么，都是指同一个内容。而补料作业的难点也在于这支作业。

　　这个作业若做的不好的话，后遗症是很大的。

　　一是可能导致成本的不准确。超领的材料成本应该如何归集呢？是在当月生产的成品上平均分摊呢，还是仍然要计算入对应的生产定单呢？这是补料作业的第一个需要考虑的地方。在实务中，不同的企业有不同的做法。有的材料价值比较大的话，那就需要归集到具体的生产定单；而有些价值不大材料，如一些辅助材料，则在当月进行分摊也不会产生很大的影响。

　　二是材料用量难以控制。若是正常领料的话，可以通过领料不能超过标准领料功能来控制生产定单的领料。但是，在有超领的情况下，就很难控制生产定单的领料状况。只能通过一些报表，做一些事后的跟踪。所以，事前控制做的不好的话，对于ERP系统来说，就有点失败了。但是，这也是实务的要求，也是没有办法的事情。

　　三是容易引起生产定单的挪料情况的发生。在实务管理中，有些用户比较懒。看到其他定单也需要用到这种材料，就不开补料单了。直接从这张生产单中多领取一些材料，当作补料来处理。这表面上看起来也是行的通的。但是的话，这后续材料成本的统计、材料的追踪等等就会乱套了。所以，有时候ERP系统要能够取得预计的效果的话，还是需要用户在实务管理中，能够规范员工的作业，按照企业预先制定的标准作业来行事。

　　下面，我结合一个客户的补料流程，谈谈在补料过程中需要注意的地方。

　　第一步：生产补料需求。

　　上面我也提到过，补料需求的来源有两个方面。一是来源于上次领料没有领足的，这次继续要补足领料的情况。这个业务流程一般不会出现大的问题，这里也就不做过多的阐述了。另外一个来源就是超领的补料了，这是我今天讲述的重点。

　　生产人员由于生产不良的原因，提出了补料的需求。此时，生产领料人员就要根据企业的实际作业流程，开始补料走补料作业。在实务管理中，这里要注意一点，不良的材料该如何处理？

　　现在一般有两种处理方式。一个是先退再领。这也是我们建议的方法。先把不良的材料通过退料作业退到不良品仓库中去。如此的话，在生产定单的已领数量中，就会扣除这个不良材料的数量。用户就可以按补料之正常补料的流程来走。但是，这个在实务管理中，往往运做不是很方面。因为往往在生产过程中，没有人能够抽空去做退料作业。而且，在生产的过程中，让生产人员停止下来，盘点不良品，这也是不现实的。

　　所以，在实务管理中，往往采用的是另外一种处理方式，即先领了，等到生产完成后，再清点现场，进行退料。这个处理方式是现在大部分企业所采用的，因为这可以把因为材料不良或者生产不良所造成的停工损失降至到最低。今天我也以这种处理方式为背景，谈谈在ERP操作中需要注意的地方。

　　第二步：补料单的输入。

　　补料单的输入与审核，是ERP系统中补料作业的核心，也是最关键的一个环节。这个环节做的不好的话，会引起很多的连锁反映。

　　在补料单输入的时候，最重要的一点就是要把补料单跟具体的生产定单关联起来。

　　因为现在生产定单已经领足了材料，所以，此时，根据生产定单创建领料单的时候，因为未领数量为零，所以，就不会生成新的领料单了。遇到这种情况，用户在开补料单的时候，只有手功的开立补料单。因为是手工开，所以，默认的情况下，是不会跟具体的生产定单有什么联系。为此，我们需要在开立补料单的时候，手工的去选择对应的生产定单，以建立跟生产定单的对应关系。只有建立其这个对应关系，我们才可以在成本统计的时候，把多领的材料跟具体的生产定单对应起来。

　　不过，在实务管理中，也不是所有超领的东西都需要一一对应到生产定单中去。如企业可能规定，对于辅助型的材料，其就算发生了多领的情况，也在当月分摊就可以了，以减少统计的工作量。因为辅助材料的价值比较低，平均分摊的话，对当月的成本不会产生多大的影响。

　　为了适应用户不同的需求，我建议用户如此操作。

　　一是到底哪些材料即使发生超领了，也必须对应到生产定单上去，而哪些材料不需要，只要在当月平均分摊就可以了。这需要严格定义出来，然后，最好在编码或者产品种类上有所反映，以方便后续的操作与判断。

　　二是若有以上两种处理方式并存的话，最好能够分别设立两张补料单据。为什么要设置两张补料单据的呢？这主要是因为可以通过单据来进行一些控制。如我们可以把一个补料单设置成为“需要原始单据”，如此的话，补料单在保存的时候，会去核对是否有生产定单信息，若用户开立补料单的时候，没有手工的建立跟生产定单的对应关系，则系统就会提醒用户，需要原始单据，否则的话，就不能够审核。如此，就可以保障后面成本处理的时候，能够把补料发生的成本归集到具体的生产定单上去。另外一张补料单，就不需要核对原始单据了。如此的话，若一些辅助型材料发生超领的话，就可以通过这张补料单单据进行补领。那么在后续的成本统计中，由于这个补料单中找不到具体的生产定单信息，则成本计算的时候，只好把这个补料发生的成本平均分摊到当月的所有生产定单中去。如此，利用不同的单据、设置不同的控制方式来管理补料的不同情形，可以提高我们补料作业的准确性，为以后成本的统计与材料的追踪奠定很好的基础。

　　第三步；补料单的审核。

　　仓库发料人员根据补料单的领料明细把材料发给生产人员之后，就需要在系统中把领料单进行审核。

　　在审核中，还是有一些细节需要注意。

　　一是在审核的时候，还是需要重点关注一下，这个单据的类型及领取的是什么材料。若规定这个材料成本必须跟对应的生产定单对应起来的话，就需要核对一下，生产定单的信息是否在补料单中有反映及信息是否准确。若在材料编码的时候，就能够在编码中反映出到底是否需要对应的信息的话，那么此时在核对的时候，就非常的方便了，只需要一看编码信息就知道单据操作正确与否。可见，产品的物料编码跟以后的所有工作都是紧密联系在一起的。从这里也可以反映出，物料编码的重要性了。

　　二是在实务管理中，要注意定单的挪料问题。因为有可能仓库中虽然有这个材料，但是，这个材料可能是为其他生产定单所采用，而且，没有多余。那么此时，这个材料是否可以发出去呢？若发出去，需要经过谁的同意呢？是否会发生一些连锁反映呢？这都是仓库人员所需要考虑的。一般我们若采用了批号管理的话，那在开具补料单的时候，系统就会提醒用户，这个材料是否被其他生产定单预留了。若该材料是为其他生产定单所准备的，则在系统内审核的时候，就会提醒用户，该材料原先是为谁谁准备的，现在是否需要挪用他们的材料等等。通过这个提醒，就是告戒用户若继续审核的话，就有定单材料挪用的嫌疑，用户要考虑如此操作的话，会否对其他生产定单造成什么不好的影响。

　　第四步：单据的分发。

　　补料单的话，一般企业都是一式三联。仓库自己存档一联，给生产部门一联，再给一联给财务进行做帐。

　　另外，系统还提供了一份非常有用的报表，叫做生产领料明细或者生产定单异常领料情况表，通过这两份报表，都可以反映出生产定单是否超领了。当然，责需要前期补料作业时，把补料单跟生产定单关联其来才行。通过这份报表，而已帮助用户进行生产超领的监督，也可以帮助财务进行相关成本的核算，等等。