ERP实务：业务流程评述之库存报废作业流程

　　库存报废作业流程是仓库管理中的一个频繁发生的、也是影响比较大的作业流程。在库存管理比较严格的企业，需要定期产看相关的报表，定期把一些用不到的库存清理掉。一方面没有的材料会占用库存空间；另一方面，有些材料是越放越不值钱。现在处理掉的话，还可以当废品卖，若放的久的话，则可能当作废品都没人要。所以，大部分企业，会每个月或者每个季度清理一下仓库库存。此时，需要把一些用不着的材料报废时，就会触发这个报废作业流程。

　　不过，这个报废作业流程也比较难以处理，主要在于这个库存报废不仅仅是库存数量的减少，而且，还对库存金额、库存成本都会有所影响。这也是库存报废作业处理的难点。下面笔者就结合一家客户的实际处理流程，谈谈在ERP系统中如何控制库存报废作业。

　　第一步：库存报废需求。

　　首先，在一个固定的日期，企业会根据相关的资料，提出库存报废的需求。如在ERP系统中，有库存周转率报表，会显示哪些材料，什么时候进来的，到现在为止，有多久没有动过了，等等信息。根据这份报表，企业物料管理人员或者企业财务人员，可以清楚的看到哪些材料已经放在仓库里有多久了。这是企业判断是否要进行报废的重要依据。

　　到企业决策人员确认需要报废的材料之后，会列一份清单给仓库，让仓库去处理。此时，仓库就会在ERP系统中运行报废作业。

　　一般来说，报废的材料，会有三种去处。一是直接把没有的材料当作废品扔掉；第二是当作废品卖掉；第三是低价卖给供应商，让他们回去重新加工。无论哪一种方式，都会导致库存金额与成本的变化。如何调整这个库存金额与成本，是库存报废作业中处理的难点。其实，后续的很多工作，都是为了这个目标而进行的。

　　第二步：报废单的输入。

　　报废单的输入有两种方式，一种是自动生成。如销售退回作业中，会把一些报废的成品录入到废品仓库。此时，就可以运行批处理作业，根据废品仓库中的库存产品与数量，自动生成报废单，当报废的产品比较多或者当报废作业形成一定的规范后，采用这种方式会提高工作效率。二是手工生成报废单。这就是最原始的处理方式，有用户一项项的输入需要报废的内容。

　　在报废单输入的时候，无论采用哪种方式，最关键的在于价格的确认上。其实，报废单从本质上就是“销货单”，其会导致库存数量与库存金额的减少。但是，这个库存金额跟销货单的影响又不同。所以，在报废单输入的时候，关键是如确认这个减少的金额。在一般情况下，是直接利用这个报废材料的库存金额。但是，有时到报废的材料比较多的时候，这个报废的金额往往需要做出调整。如有些客户，会把这个报废的金额在每个月进行分摊，如此的话，对于企业来说，在报表上就会好看的多。但是，在ERP系统中处理起来就会比较麻烦。因为废品是一次性处理掉，而在企业帐务上又要分次体现，这就好像是做假账一样。

　　不够为了方便起见，我们在ERP处理上也不在这么死板，而是采取了一些简便的处理方式。

　　首先，我们往往把报废单设置成为异动单据，如此的话，就把报废单跟其他正常单据进行分开。把单据性质设置为异动单据之后，我们就可以在EPR系统中，进行灵活的处理。

　　其次，把这个单据设置成为“不影响库存成本”。也就是说，不根据库存报废单上的金额直接影响库存成本，而是通过“成本调整单”来调整库存成本。这就可以根据用户的需求，来调整报废产品对于库存成本的影响。

　　在实际工作中，还会遇到如下几种情形。

　　一是把废料当作废品卖掉，此时就有一定的收入，此时该如何处理？遇到这种情况的话，其实我们可以通过“销货单”来处理。如有一家客户，他们这种业务比较多，因为有比较多的边角料，所以，我们在给他们实施项目的时候，就在销货作业上，设置了一个特殊的“废品出售”单据，这张单据可以在没有销售订单的情况下，直接把库存废品卖给废品收购人员。也就是说，此时废品处理业务我们没有走“报废单”流程，而是走了“销售业务处理”流程。

　　二是对于废品卖给供应商的问题。如有时候，企业会把一些没用的表角料卖给供应商，他们可以重新进行加工。这是一个比较复杂的问题，因为废品的钱一般是从应付帐款中扣。如此的话，就会跟很多作业进行相关。遇到这种情况，一般有多种处理方式。如我们可以采用关联交易的方式来完成。也可以把这个供应商同时也当作客户，我们向他买材料，也把材料卖给他。然后在付款的时候，应收应付进行对冲。这种处理方式，一般对于这种业务比较多的企业，应用起来比较划算。若一年都头都没有几笔这样的业务，那么处理起来，反而会更加麻烦。最好一种就是手工的方式，当废品卖给供应商的时候，直接在系统中做一张扣款单，把钱从应付帐款中扣除。这种方式的优点就是处理起来方便，没有什么约束。缺点就是缺乏单据之间的联系。

　　笔者建议：

　　无论采用如上的哪一种方式来处理废品的问题，有一个事项大家要特别的注意。因为废品处理是比较特殊的作业，跟其他的单据缺乏内在的联系。为此，为了提高后续的追踪，笔者强烈建议，用户在处理废品作业的时候，要在备注中注明相关的内容。如在手工开立扣款单的时候，要注明是为了那笔废品而进行的扣款。如此的话，在后续查询或者队帐的时候，我们才能够知道这笔扣款到底是怎么回事情。否则的话，半年之后，其他人员来稽核的话，就说不清楚了。

　　另外，在处理产品报废事项的时候，我们也不一定要采用“报废单”来处理。像上面笔者举的例子，若把废品以出售的形式进行处理的话，完全可以采用“销货单”的业务来处理。不过在采用销货单处理的话，需要另外设置一张“销货单”，这主要是为了跟正常的销货业务进行区分。这对于以后查询又或者是报表的统计，都非常有作用。

　　第三步：报废单的审核。

　　在报废单的审核上，ERP系统采用了多级审核机制，这是跟实际业务相符合的。因为在实际工作中，报废单往往不是只有一个人审核就可以通过了。如笔者这个客户，报废单需要物料管理人员、财务人员、以及总经理进行审核后，才奏效。笔者现在使用的ERP系统，用户可以借助工作流设置审核级别，最多的话支持八级审核。

　　笔者建议：

　　虽然在ERP系统中，设计了多级审核机制，不过，在实际处理中，特别是项目刚开始上线的时候，我们实施顾问还是不建议用户直接利用电子审核来审核单据。而是先利用手工审核的方式，即先把报废单打印出来，一个个的去签字，签字完成后再在系统中进行审核，如此的话，可以减少大家因为电子审核不熟悉而产生的错误。当企业运行系统正常后，再利用系统中的电子审核功能来在线审核单据为好。

　　第四步：库存成本的调整。

　　当我们在报废单单据设置的时候，把“成本调整”这只为N的话，就表示ERP系统不会根据报废单的内容调整库存成本。但是，报废单审核后，库存中的材料数量是实实在在的少了，此时，若不把库存金额调整过来的话，则库存帐上的金额就会比实际库存要高。此时，财务部门就需要运行“库存成本调整作业”来调整库存成本的金额。如企业可以根据自己的需要，若想把这次保费的材料分为四次进行调整的话，就可以分四次录入库存成本调整单，用来调整库存成本。不过，最后库存成本调整的金额要跟实际报废的金额一致，不然的话，就会导致库存金额的虚高。

　　另外，我们若把废品当作出售，走销货作业流程的话，则就不能手工的调整库存成本金额了。因为销货单在审核的时候，会自动根据这些材料在ERP帐上的库存成本，自动扣除ERP系统中的库存金额。而不需要用户再进行手工的调整，除非是通过二次开发改变这个规则。

　　另外要注意，库存成本调整单一般只调整库存的金额，而不调整库存的数量。这一点的话，我们在ERP系统管理维护的时候，需要清楚。