巧用ERP总账系统中的辅助核算功能

　　在ERP的总账系统中，辅助账的核算涉及面广，包括往采核算、项目核算、数量核算等，发挥辅助核算的功能骆须从完善的基础设置、完整的辅助项的录入等方面入手，高效发挥辅助账的日常账务核算功能，为企业即时提供翔实数据资料，为成本核算、费用控制、现金流量分析及动态资金运作服务。

　　在用友ERP总账系统中。辅助核算的种类多，狭义地说有部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算。广义地说还包括外币核算、数量核算、以及指定会计科目中的现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目设置、支票登记等，而且由于辅助核算的设置操作前后关联性高，设置并使用得好则可以发挥出高效、准确的核算作用，因此要充分利用辅助核算的功能，为会计核算及财务管理服务。

　　一、完善的基础设置是开展辅助核算的前提条件

　　期初会计科目辅助项的设置是日后开展辅助核算的前提。基础设置必须完善、全面，下面分几大类来阐述。

　　1．对于如原材料、库存商品、主营业务收入、主营业务成本等科目均要设置数量金额账页形式，特别是对于库存商品、主营业务收入、主营业务成本科目，其单位和格式应一致，只有在格式和单位一致的前提下，期末才能进行销售成本的转账定义和生成。

　　2.在建立账套的过程中，对于有外币业务核算的单位要选择有外币核算：增加专用的外币核算科目时。选择专门的外币金额式账页。

　　3．对于进行围绕某一项目的项目核算时，如在建工程、在产品成本、技术改造等项目，要分别设定项目大类、进行相应的项目分类定义和项目目录维护，并指定相应的核算科目。

　　4．在定义往来核算辅助项目时，如部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来时，对于部门、个人、客户和供应商的基础信息一定要详尽录入。

　　5．期初余额除录入总账科目余额外，对于有辅助核算功能的科目，要录人辅助核算类别的有关期初余额。如有外币核算的科目，需要录入期初的外币余额；具有数量核信息与管理分院实验师，主要研究方向：会计实验实习教学与管理。算要求的。则要录入期初的数量；对于项目核算、供应商、客户、部门等期初余额录入应在项目核算期初、客户往来期初、供应商往来期初等中通过增加期初余额录入。

　　二、填制凭证中辅助核算的录入是进行辅助核算的来源

　　1.录入中。在填制凭证的过程中，只要基础设置中已经进行过辅助核算的设置。将原材料、主营业务收入科目设置为数量核算，将应收账款和应付账款定义为客户和供应商往来。在填制凭证过程中就会有辅助项录入的提示。分别以采购原材料和销售产品为例，采购和销售均为赊购和赊销，形成了应付账款和应收账款，这两笔会计分录在填制凭证中均会出现不同的提示语，在原材料录入时，提示输入数量和单价。在应付账款录入时提示选择供应商、业务员、时间；而在销售产品时，在应收账款录入时，提示选择客户和时间，在主营业务收入录入时，应同时录入数量、单价的辅助信息。

　　2.录入后。凭证录入以后，发现辅助项录入有误，这时将光标定位到要修改的科目。然后将光标移动到凭证下方显示的要修改的辅助项处，出现“修改笔”时，双击后出现辅助项的修改界面，然后删除原有内容进行修改。

　　3.月末转账定义生成。在期末转账自定义时，只要具有完善的初始设置，月末分别根据对应结转、自定义结转、销售成本结转、汇兑损益结转等就能进行自动结转，这时的辅助核算就不需要在填制凭证时进行录入。

　　三、充分发挥辅助核算的功能为会计核算及财务管理服务

　　1.减轻工作量，提供翔实资料。辅助账的核算种类多，工作量大，以原材料为例，企业的原材料种类有几十种甚至几百种，既要核算数量又要核算金额，业务量大且烦琐，容易出现差错，通过ERP系统中的辅助核算功能，在基础设置完善、凭证填制中辅助项录入齐全，凭证经审核记账后。相应的总分类账、明细账都已进行平行登记，故省却了烦琐的手工辅助账登记工作，极大地提高了工作效率，并且减少了差错，同时可以通过存货预警的设置，控制存货的最高和最低数量，能够提供翔实的数据资料。以出纳工作的月末银行对账为例，在进行银行对账时，将银行对账单逐一录入并进行对账，如结算方式和票号等信息越详尽和完备，对账的工作就越省力便捷。

　　2.有利于控制费用、降低成本。通过项目核算与管理，有利于即时掌握项目的费用情况，通过各部门费用的控制，有利于即时了解部门经费的使用情况，因此便捷的成本控制、经费控制为生产、管理部门控制成本费用和节能降耗提供了方便，还有利于对成本项目、费用支出等进行结构性分析。

　　3.有利于提高财务核算能力。高效进行财务管理，为动态掌握资金的运作情况服务。以往来核算为例，在客户往来中，可以及时掌握客户的信用情况，对客户进行分类管理，及时进行账龄分析，加强应收账款的管理，同时随时掌握企业的资金动态，进行现金流量分析和财务状况分析，为企业投资、经营等活动提供分析。