明细分类账是每一笔都记载,记载的科目除了一级科目外(还包括2级、3级及3级以下的科目),日记账一般指银行存款日记账和现金日记账(一般由出纳记载),所以也就明细分类账可能涉及所有的会计科目。
明细帐(也称明细分类帐)通常根据总帐科目所属的明细科目设置,用来分类登记某一类经济业务,提供有关的明细核算资料。明细帐是形成有用的会计信息的基本程序和基础环节,借助于明细帐,既可以对经济业务信息或数据作进一步加工整理,进而通过总帐形成适合于会计报表提供的会计信息,又能为了解会计信息的形成提供具体情况和有关线索。
登记总分类账、明细分类帐(含多栏式)的依据,根据记账凭证登记明细分类帐,根据记账凭证汇总表登记总分类账;其次,是根据原始凭证编制记账凭证的,再在记账凭证的基础上(定期或不定期)编制汇总表。一般的都需要登记明细账,现金、银行存款可登记日记账,也可直接登记三栏明细账;费用成本的登记多栏式明细账;应交增值税登记专门的多栏式;材料物资的登记数量金额式明细账;其他的一般都登记三栏式明细账。
总分类账户是所属的明细分类账户的综合,对所属明细分类账户起统驭作用。明细分类账户是有关总分类账户的补充,对有关总分类账户起着详细说明的作用。总分类账户和明细分类账户,登记的原始凭证依据相同,核算内容相同,两者结合起来既总括又详细地反映同一事物。因此,总分类账户和明细分类账户必须平行登记。所谓平行登记就是对每一项经济业务,一方面要在有关的总分类账户中进行总括登记;另一方面还要在其所属的有关明细账户中进行明细登记。平行登记的要点:
1. 同期登记。即对发生的每一笔经济业务,根据会计凭证一方面在有关的总分类账户中进行总括登记;另一方面要在同一会计期间记入该总分类账户所属的明细分类账户(没有明细分类账户的除外)。
2. 同向登记。即将经济业务记入某一总分类账户及其所属的明细分类账户时,必须记在相同方向,即总分类账户记借方,其所属明细账户也记借方;相反,总分类账户记贷方,其所属明细账户也记贷方。
3. 等额登记。即记入总分类账户的金额与记入其所属明细分类账户的金额之和必须相等。