传统电子会计档案管理系统升级，央国企如何做？

会计档案与其他类档案在性质、法律要求、保存期限、保密性、使用频率、管理方式和审计监督等方面存在显著差异。会计档案因其重要性、复杂性,在企业档案管理中占据核心地位。

国家档案局在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》中明确:要进一步提高档案收集、整理、归档等工作的规范化水平与信息化水平。对于高度重视数字化建设的央国企,升级电子会计档案管理系统尤为必要。

一、传统电子会计档案管理面临5大挑战

会计档案信息化起步早,传统电子会计档案管理面临诸多挑战,影响企业运营效率和合规性。

1、系统安全性不足:虽然很多企业采用了电子化会计档案管理,但在数据安全防护措施上仍存在不足。例如,缺乏有效身份验证机制、数据加密技术和备份恢复方案,易导致数据泄露、被非法篡改或丢失。

2、档案标准化程度低:不同企业和组织之间,甚至同一企业内部各部门之间,在电子会计档案格式、命名规则等方面缺乏统一标准,这给跨部门、跨企业间的信息共享带来不便。

3、系统兼容性和集成度差:一些企业会计系统与其他业务系统(如ERP、CRM等)之间缺乏良好的接口和互操作性,导致数据难以实现无缝对接,增加了数据处理工作量。

4、数据维护和管理复杂:随着企业发展,电子会计档案数量不断增加,如何有效地进行长期保存、分类整理、定期审查等工作变得越来越困难。

5、技术支持和服务滞后:一些企业在采用电子会计档案管理系统后,面临技术更新迭代慢、供应商服务响应不及时等问题,影响系统稳定运行和用户体验。

二、央国企档案管理数智化平台

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,以档案管理标准化及智能化为核心建设方向,覆盖档案收、整、存、用全业务流程场景,集成多业务系统,支持纸电混合模式,适配国产化软硬件,满足央国企包括会计档案在内的全档案管理数字化升级需求,助力组织打造新质生产力。

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,具有以下特点:

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,架构先进,系统稳定性强、性能可伸缩、应用可拓展,通过低代码技术,可随需搭建个性化应用,实现档案管理创新。

三、央国企档案管理典型应用

蓝凌档案管理平台,支持央国企档案全场景管理,覆盖自动归档、四性检测、档案加密、智能整编、实体管理、归档移交、档案关联、库房管理、档案搜索、档案借阅等应用。

1、档案收集,线上线下皆高效

满足单份、多份及大批量文件收集需求,支持多种上传方式。通过集成各类业务系统,让公文、人事、项目、财务等业务系统产生的文件可自动归档到档案系统,减少人力成本。

2、四性检测,确保归档更合规

根据《DA/T 70-2018文书类电子档案检测的一般要求》要求,支持对档案的真实性、可用性、安全性、完整性进行检测,生成报告;自定义配置检测项,满足企业个性化管理需求。

3、档案整编,自动配置更省时

系统可根据实际业务需求配置规则,实现自动排序、自动组件、组卷等功能;按实体管理规则进行装盒管理,降低档案管理人员工作量;支持批量修改、条目合并、拆分等功能。

4、实体管理,批量处理更轻松

支持包括档案盒状态管理、上下架、条码管理;支持在线打印各类标签,降低档案管理人员工作量;具有剪切、排序、批量修改、批量上传、批量下载等更多功能。

5、库房管理,数字孪生更智能

覆盖库房日常管理(设备、温湿度、安检等记录)、存放位置管理(位置索引,方便上下架)、虚拟库房(可查看各全宗内库房及档案存放情况),实时监控更安全、管理库房更便捷。

6、档案利用,搜索借用皆方便

多种检索方式,确保用户快速找到档案;借阅流程与OA集成,支持多种借阅类型(在线查阅、下载原文、借阅原件、领用原件);电子文件脱敏,支持双文件存储、涂改、水印等。

7、档案处理,智能提醒鉴定快

系统会提前一个月(提醒时间可自定义)提醒档案管理员,确保文件得到及时处理;对于无存档价值的档案发起销毁申请,自动赋予“已销毁”标识,销毁的档案不能检索和利用。

8、档案统计,数赋决策更科学

蓝凌平台具备档案移交统计、室藏统计、借阅统计、利用统计、电子容量统计等多维度统计分析能力,可根据全宗、分类、保管期限、日期等进行统计分析,助力决策更科学。

9、数据大屏,档案管理全掌控

支持数据多图表可视化呈现,包括数据看板、数据大屏等,让数据分析更直观,档案库存、利用情况等全面掌控,助力管理者决策与档案管理工作持续优化。

10、档案门户,管、用全面高效

普通用户门户,聚合档案动态、快捷入口、待办事项、通知公告、编研成果等模块;档案管理员门户,聚合数据总览、归档情况、借阅情况、热搜榜等模块,方便档案系统管理与运营。

四、央国企档案管理平台价值

1、提升档案管理效率:与业务系统打通接口,线上实现全自动归档,节省人工,提高效率。

通过智能检测、合规审核、自动整编、流程审核、数据洞察等,提效管理,助力决策;

2、规范档案业务流程:符合国家、行业标准,支撑管理制度流程E化,保障所有管理行为标准化;通过系统的辅助,进一步规范档案业务流程,让档案应归尽归、管理全面合规。

3、规避档案存用风险:完整权限设计、审批制确保档案归档、借出等环节责任到人,操作更合规;库房监控、档案脱敏、数据加密等多种方式,保障存用过程中的安全,降低风险。

4、助力组织数智转型:提升档案数字化水平,充实企业数字化生态,为转型创新提供更多支撑;改善档案管理数字化用户体验,形成数字档案人人用的习惯,培养企业新质生产力。

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