合思·易快报助力这家连锁经营集团，报销效率提升90%！

要问哪些行业的员工出差频率更高?多门店的连锁经营企业一定榜上有名。

连锁经营类企业的门店分布在全国各地, 业务部门经常巡店出差,门店店长也需定期前往总部参加全国培训。长久以来,连锁经营类企业旺盛的差旅需求背后,却是传统报销为员工、财务都带来的极大困扰。

按照连锁经营企业传统报销流程,员工提交差旅申请后,在出差期间发生的一切费用需要自行垫资再报销,资金压力大不说,任何消费都需要发票才能合规入账,开票收票要耗费员工巨大精力。更何况还有很多打车、餐费等小额发票,出差时间一长,回到公司报销时脑中一片空白。

难过的不只是员工。在报销审核环节,财务人员也经常加班到深夜,如果将财务每个月的工作时间平铺来看,每个月至少二分之一的时间在处理各种差旅报销、审核发票、检查贴票是否规范、是否有直属领导签字等。

差旅报销,事虽小,但日常管理复杂繁琐,涉及人员较多、情况多变,让很多管理者消耗了大量的精力。

在控制差旅成本的前提下,如何提升连锁经营企业差旅人士出差幸福感和出行效率?如何解放财务于基础重复动作,提升核算入账效率?合思·易快报推出的全链路L4级“无需报销”方案给出了答案。

上线无需报销解决方案后,中国高端女装服饰行业的连锁经营企业——赢家时尚集团,此前近2周的报销周期缩短至1天,报销效率提升了90%。

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报销周期长、财务效率低

费控痛点如何打破?

赢家时尚集团(3709.HK)创立于2007年,总部位于深圳福田核心商务区,2014年香港主板上市逾10000多名员工,旗下拥有8个知名中高端女装品牌,多次受邀国际米兰/纽约时装周大秀,进驻全国31个省/直辖市/自治区,销售网络覆盖超200个城市2000多家销售门店,年平均增长速度达20%以上,市场零售额近80亿人民币,市场规模位列行业前三。

在合思·易快报无需报销解决方案上线之前,赢家时尚集团处于L2级别的电子化报销阶段。作为全国各地有多门店的集团化企业,赢家时尚集团的差旅需求旺盛。

通常情况下,部门3至5人一起出差的大型出差活动时,一般由1个员工在OA内提交出差申请单,机票和酒店由人事在合作的TMC统一订票,用车、用餐、火车票等由员工垫付。出差结束后,员工在OA内提交报销单,上传出差明细与对应发票,再由财务审票、支付、归档。流程较冗长低效,且存在问题:

“员工体验差,报销周期长”

区域人员每月集中报销,因丢票导致无法报销的现象多;

出差周期长,报销到账慢,垫付压力大;

较多费用类型,报销单经常填报错误,退单率高。

“ 财务重复工作多,效率低”

旺季报销频率大幅度增加,业务审核、财务稽核有较大压力;

每月报销单超1万、报销填报复杂且繁琐;

经管、财务的审核、整理、账务清理主要依赖人工操作和管控,效率低;

票据管理难度大,采用纸质单据+贴票的报销流程;

统一订购部分仅有1张对账单,无法拆分消费明细,不能对应到消费人。

“ 管理难度大,预算难落地”

多品牌业务线,多门店,预算管控难度大;

多差旅业务,费用类型种类多,较难实行事前预算管控。

可见,赢家时尚集团需要的是更智能化、便捷化、系统化的差旅管控方案,并由此提高员工满意度和财务工作效率,确保费用管控落地,从而推动集团财务数字化建设发展。

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智能化+便捷化+系统化

这样的数字化费控方案可以有!

在合思·易快报的无需报销解决方案背后,企业多系统操作的传统模式被打破了。在全新的一体化解决方案,赢家时尚集团实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档的全链路数字化闭环。无需报销解决方案上线后,赢家时尚集团的差旅场景也发生了巨大变革。截至目前,合思·易快报已协助赢家时尚集团完成5个月的对账归档工作。累计对账金额近百万;累计消费数万条。将之前近2周的报销流程缩短至1天完成,效率提升90%!

●员工出差仅需3步:

Step1:提交差旅申请单,自动校验费用标准

Step2:前往合思商城消费,申请单自动关联,按照职级管控差标

Step3:“差旅结余补助”自动计算差旅补助

有差旅补贴时可以通过申请补助自动创建报销单;完全无补贴的行程可由员工手动创建报销单并关联申请单。

申请补助计算结果若为负数,系统自动创建超标借款单,员工需退还超标款。

●财务核算仅需3步:

Step1:通过对账结算系统按照各部门自动拆分子对账单

Step2:拆分成功后,一键分发子对账单给各部门负责人审核

Step3:对接财务系统自动生成财务凭证,凭证+发票+对账单统一归档

通过无需报销解决方案,赢家时尚集团的员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;财务压力也到了极致释放,数据流程安全合规;而对于赢家时尚集团企业本身,也得以实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。

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实时数据清晰透明

让业财一体化不再是难题

同样值得关注的是,合思商城提供的差旅数据报告,也为赢家时尚集团的管理决策提供了依据。通过数据分析可以发现,企业中各费用类型差旅报销占比、各部门差旅成本支出情况以及平均出差时长等都可一目了然。不仅如此,实时更新的数据报表可根据企业的需求自定义调整,相当于在系统内搭建了一个数据看板,财务数据对业务的决策支撑更加及时,也更加准确。

借助系统落地电子报销、移动审批、加强费用标准及费用管控,赢家时尚集团实现费用申请-消费-报销-入账闭环管理,费用支出管控效果明显。此外,通过提升费用管理规范性、合规性、真实性,企业也可在更大程度上避免发票税务风险。同时,更透明化的差旅费用数据透视,不仅让财务入账准确性大大提升,企业降本增效也有了新的路径。

对于以赢家集团为代表的连锁经营类企业而言,随着门店数量的增加,对于集团财务管控的挑战越来越大。此时更加需要能推动提高核算效率,确保内控落地,服务终端门店的财务数字化系统。力保业务规模扩大的同时,财务管控不会因为压力过大而阻滞,始终保持稳健运营,提升经营效率。

更好的驾驶是无人驾驶,更好的报销是无需报销,随着企业数字化管理的全面推进,无需报销已成为企业费控报销管理的标配。通过“消费即合规、采购即报销”的无需报销解决方案,赢家集团的财务数字化征途打响了第一枪,未来,合思·易快报还将为更多企业通过无需报销解决方案,带来更好的合规经营、最佳的降本增效和极致的用户体验。