试论高校学生档案成本管理

摘 要 从成本的角度分析高校学生档案管理，提出高校学生档案成本管理的内涵、分类、途径等，有利于高校学生档案管理者在“两型”社会建设中，树立成本观念，强化成本意识，实现低成本投入和高效益产出，更好地为高校教学和科研服务。　　关键词 高校学生档案 成本管理　　高校学生档案为国家和社会选拔任用人才提供借鉴和依据，对用人单位选才任贤有广泛的参考价值。笔者从成本的角度分析高校学生档案管理，提出高校学生档案成本管理的内涵、分类、途径等，有利于高校学生档案管理者在“两型”社会建设中，树立成本观念，强化成本意识，实现低成本投入和高效益产出，更好地为高校教学和科研服务。　　1．高校学生档案管理的现状　　高校学生档案对学生管理、学生就业、人才选拔及促进高校教学质量的提高具有重要作用。目前，在高校学生档案管理工作存在着不足，主要表现为：档案意识不强，例如：在学生档案中，出现姓名与身份证姓名不符和一些同音不同形的字，在同一人的档案中，就有不同姓名和不同出生日期，有许多学生不关心自己的档案，工作多年也不知自己的档案在哪里，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。归档不及时、内容缺乏个性，有的高校是在学生毕业离校时才突击整理档案，有的档案虽有记载，但又多流于形式，没有个性，很难满足用人单位的希望要求。缺乏专业素质的档案管理人员，容易出现档案转递程序不规范和档案漏发、误发现象等学生档案管理体制、方式落后，较少利用电子档案，容易造成高校学生档案管理工作与日趋复杂情势不适应等。　　2．高校学生档案成本管理的内涵与分类　　笔者认为高校因追求学生档案管理结果的有效性所发生或应发生（还未发生）的所有资源消耗都是高校学生档案成本管理成本，包括显性成本与隐含成本。高校学生档案显性成本主要包括人力资源成本、物力资源成本、财力资源成本、信息资源成本等。人力资源成本主要指支付给职工的各类劳动报酬及缴纳的各项社会保险费等，包括基本工资、津贴补贴、职工福利费、奖金、社会保障支出等；物力资源成本主要指用于高校学生档案的馆舍、计算机及网络设备、通讯线路器材、办公软件、图书杂志等费用；财力资源成本主要指高校学生档案管理方面的支出，包括办公费、印刷费、水电费、交通及差旅费、会议及培训费、招待费、劳务费、专用材料费等；信息资源成本主要指获悉高校学生档案信息能力与效果而采取的方法、手段、途径所消耗的费用等。高校学生档案隐性（无形资产）成本指高校学生档案更好地为人事部门、学生自身、社会、学校的教学和科研服务所花费的宣传费用，高校学生档案工作人员的培训费用、购入无形资产的投入和支出，主要包括知识成本、社会名誉成本等。　　3．高校学生档案成本管理的途径与对策　　3．1强化成本意识，更新成本观念　　在“两型”社会建设中，现代成本意识要求高校学生档案管理人员对成本管理和控制足够重视，要以成本效益观念看待成本及其控制问题，将每一分钱花得恰到好处，将高校学生档案资源用到最需要的地方，力求使单位成本尽可能产生最大经济效益和社会效益。　　3．2坚持规范治档，强化成本管理　　《高等学校档案工作规范》明确规定：高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。高校要依法治档，确保学生档案的完整性、全面性、真实性，使学生档案真正(续致信网上一页内容)成为学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。高校学生档案管理工作要强化成本管理，注意校、院、系相互间的联系，力争档案管理规范化、制度化。　　3．3科学增加与节约档案资源成本　　笔者以成本与效益理论为基础，从成本的角度探寻高校学生档案中显性成本和隐性成本的管理途径，试图提高高校学生档案资源的低成本投入和高效益（经济和社会效益）产出。　　3．3．1高校学生档案人力资源成本管理：高校要加强档案管理队伍建设，提高人员业务水平，建立一支强有力的学生档案管理队伍。例如，成立学生档案管理的职能部门，配备专职档案管理人员和招聘兼职的档案员。专职人员应尽量聘用有档案工作经验的人员，兼职档案人员可从学校有关部门、学生教育管理工作者或优秀学生中聘任，以最少的人力资源投入，完成学生档案材料的收集、整理、审查、移交等工作。　　3．3．2高校学生档案物力资源成本管理：高校要加强档案管理的基础设施建设，随着计算机网络的迅速普及，档案管理网络化格局已逐步形成，高校学生档案管理工作要加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设，提高科学管理水平，从而减轻档案收集、整理的工作强度，加大学生档案利用的网络化管理，更好地发挥学生档案的社会效益。　　3．3．3高校学生档案财力资源成本管理：高校要加大学生档案管理的财力投入，确保有条不紊地做好学生档案工作。例如：做好学生在校学习期间生活、学习和社会活动等情况的材料的收集整理工作，包括学生的入学材料（学历证书、身份证、照片、报名登记表等）、学籍材料（学习成绩、社会实践报告、毕业论文、等级证书以及奖惩情况等）、毕业鉴定材料（班主任和相关管理部门所填写的毕业鉴定材料）等，以电子档案、光盘等形式来保存。　　3．3．4高校学生档案信息资源成本管理：档案管理工作要根据当前高等教育的新形势，从加强创新教育、素质教育入手，加大高校学生档案信息资源成本的投入，认真研究开发大学生的档案信息资源，从知识、人格和素养等方面发现学生的优点和长处，以便于因材施教，加强学生管理，帮助学生成才，指导学生就业。　　3．3．5高校学生档案资源隐性成本管理：高校应该更好地宣传档案意识，增加购入无形资产的投入，树立良好的社会声誉。例如：确保高校学生档案的真实性。在一个法制健全的社会中，诚信是一种无形资产。一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况，还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容，是对学生成长历史真实完整的记录。原始的学生档案材料是具有法律效力的，可以为当事人出具合法的证明材料。为维护高等学校及其毕业生合法权利，打击不法分子伪造和买卖学历证书的行径，各高校应根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，将普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭和毕业生彩色照片、身份证号码一同注册上网，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，以从根本上治理假文凭市场。　　参考文献　　［1］金鑫．从大学生就业谈高校学生档案的管理［Ｊ］．办公室业务，2004，（1）：46－47．［2］李淑娥．新时期高校学生档案管理初探［Ｊ］．黎明职业大学学报，2004，（1）：72－74．