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程序化办公用品的采购和领用

2018-10-10 11:53     来源:中国会计网     

  据有关报道,在上海等沿海发达城市,大部分中小企业人均每年使用办公文化用品都在100元以上,办公用品如同日常生活中的柴米油盐,往往是必需但又容易被人忽视,使得企业在办公用品方面形成了一个成本黑洞。

  在日常工作中,有必要考虑清楚,计算器、订书机、涂改液、便利贴、名片盒到底是不是公司所有员工的必需品,他们用的都是什么品牌的?在哪里买到的?是怎样统一采购吗?

  其实办公文化用品完全没有必要购买诸如派克等“奢华” 的品牌,而且如果统一采购和管理将为公司减少一大批费用。

  1.办公用品购置

  (1)办公用品由行政事务部统一添购,各部门可提出需购买办公用品的品牌、型号等建议,并对使用情况进行反馈,由行政事务部、财务部共同审核决定购买各指定产品。

  (2)如需购置特殊办公用品,或者大量领用信封、包装袋、光盘等办公用品,提前1-2天通知相关部门。

  (3)网上批量采购,这种方式可以大量节约成本,在国外已被广为接受。据悉,进入中国的全球500强的企业有93%以上的企业已认可这种方式。

  (4)与其他企业联合采购。对于很多办公用品供应商来说,公司采购的数量越多其索要的价格会越低,所以与其他业务上的合作伙伴一起采购可以降低采购成本。

  2.办公用品的领用

  (1)各部门可随时领用部门所需的办公用品,但每个部门都应有自己的办公用品清单。

  (2)领用人需在本部门的办公用品领用单上填写领用日期、产品、数量,并签字确认。

  3. 超预算预警措施

  (1)每月底由相关部门出具办公用品结算清单,各部门负责人核对无误后,应签字确认。

  (2) 对于连续2月超过预算成本的部门,应由相关人员通知该部门负责人,并向其说明主要超预算的领用物品。

  (3)对于季度考核仍超预算的部门,相关部门应给出书面通知,并向总经理汇报该情况。

 

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