出纳入门：发票的填制与管理

发票的填制与管理

    一、概念解释
    发票是指单位在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。发票包括普通发票、增值税专用发票、专用发票。
    1.普通发票
    普通发票主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用。
    (1)普通发票由行业发票和专用发票组成：前者适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适用于某一经营项目，如广告费用结算发票，商品房销售发票等。
    (2)普通发票共三联，第一联为存根联，由开票方翩存备查用；第二联为发票联，由收执方作为付款或收款原始凭证；第三联为记账联，有开票方作为记账原始凭证。
    2.增值税专用发票
    增值税专用发票专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目。它是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的。
    3．专用发票
    专用发票是购货方据以抵扣税款的法定凭证。它是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证，也是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。
    二、业务要点
    1．发票的管理
    发票的管理要求如下表所示。

管理要求具体说明落实安全保管    在购买发票前，企业必须与税务局签订“增值税专用发票使用管理责任书”、“防伪税控机使用管理责任书”，安排专人保管，并将专用发票存放于专门的保险柜内，以确保万无一失落实登记管理    出纳人员领用发票时，需办理发票的领用手续，填写发票领用单，经单位领导签字批准后，按顺序领用发票。对发票的使用也应建立登记制度，设置发票登记簿按顺序使用发票    出纳人员在使用发票时，不得拆本、隔页或跳号，必须按发票先后顺序使用禁止带票外出    发票只限于用票单位使用，任何单位和个人不准跨地区携带及使用发票，不准带票外出经营不能转让、代开发票    发票不能转让、代开。发票使用完毕后，其存根联应单独保存，且存根编号应连续丢失后的弥补措施    如果发票发生被盗、丢失，应立即上报主管（被盗应向公安机关报案）。经有关部门派员调查核实后，填写“发票挂失声明申请审批表”，逐级上报审批，并在相关媒体上声明作废。遗失的发票及两卡如涉及透漏税案件，纳税人应承担连带的法律责任

    2．开具发票应注意的问题
    (1)不能应开具发票而未开具发票。
    (2)不能单联填开或者上下联金额、增值税销项税额等内容不一致。
    (3)不能填写项目不齐全。
    (4)不能涂收发票。
    (5)不能转借、代开发票。
    (6)不能未经批准拆本使用发票。
    (7)不能虚构经营业务、虚开发票。
    (8)不能开具作废发票。
    (9)不能未经批准、跨规定使用区域开具发票。
    (10)不能以其他单据或白条代替发票开具。
    (11)不能扩大专业发票或增值专用发票开具范围。
    (12)应按规定报告发票的使用情况．
    (13)应按规定设置发票登记簿。
    (14)其他应按规定开具发票的行为。
    3．发票遗失、被窃、被盗时的处理
    单位若遗失发票，应于发现遗失的当天以书面形式向主管税务机关报告，同时通过电台、电视台或报纸等新闻媒体刊登遗失启事，声明发票作废。发生被窃、被盗的，应于发现被窃、被盗的当天，向当地公安机关报案，同时凭有关报案的证明向当地主管税务机关书面报告被窃、被盗的情况，并通过电视、报纸等新闻媒体刊登被窃、被盗启事，声明发票作废。
   三、应用实务
   1．发票填开的基本规定
    (1)发票只限于用票单位和个人自己填开使用，不得转借、转让、代开发票；未经国家税务机关批准，不得拆本使用发票。
    (2)单位和个人只能使用国家税务机关批准印制或购买的发票，不得用“白条”和其他票据代替发票使用，也不得自行扩大专业发票的使用范围。
    (3)发票只准在领购发票所在地填开，不准携带到外县（市）使用。到外县（市）从事经营活动，需要填开普通发票的，按规定可到经营地国家税务机关申请购买发票或者申请填开。
    (4)凡销售商品、提供服务以及从事其他经营业务活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项时，收款应如实向付款填开发票；但对收购单位和扣缴义务人支付个人款项时，可按规定由付款单位向收款个人填开发票；对向消费者个人零售小额商品或提供零星劳务服务，可以免于逐笔填开发票，但应逐日记账。
    (5)使用发票的单位和个人必须在实现经营收入或者发生纳税义务时填开发票；未发生经营业务，一律不准填开发票。
    (6)单位和个人填开发票时，必须按照规定的时限、号码顺序填开，填写时必须保证项目齐全、内容真实、字迹清楚、全份一次复写、各联内容完全一致，并加盖单位财务印章或者发票专用章。填开发票应使用中文，也可以使用中外两种文字。对于填开发票后发生销货退回或者折价的，在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后，方可填开红字发票，用票单位和个人填错发票的，应书写或加盖“作废”字样，完整保存各联备查。用票单位和个人丢失发票的，应及时报告主管国家税务机关，并在报刊、电视等新闻媒体上公开声明作废，同时接受国家税务机关的处理。
   2．增值税一般纳税人专用发票填开
    增值税一般纳税人填开专用发票时，除按上述规定填开外，还应执行以下规定。具体如下表所示。

填开要求具体内容一般纳税人销售货物、应税劳务时，必须向购买方开具专用发票，但具有右栏中情况的，不得开具专用发票    向消费者销售应税项目    销售免税项目    销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务    将货物用于非应税项目    将货物用于集体福利或个人消费    将货物无偿赠送他人    提供应税劳务（应当征收增值税的除外）、转让无形资产或销售不动产    商业企业零售的烟、食品、服装、鞋帽（不包括劳保福利用品）、化妆品等消费品，生产、经营机电、汽车、轮船等大型机械、电子设备的工商企业，凡直接销售给使用单位的    向小规模纳税人销售应税项目，可以不开具专用发票一般纳税人必须按规定的时限开具专用发票    采用预收货款、托收承付、委托银行收款结算方式的，为货物发出的当天    采用交款提货结算方式的，为收到货款的当天    采用赊销、分期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天    设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构移送其他机构用于销售，按规定应当征收增值税的，为货物移送的当天    将货物交付他人代销的，为收到受托人送交的代销清单的当天    将货物作为投资提供给其他单位或个体经营者的，为货物移送的当天    将货物分配给股东的，为货物移送的当天采用汇总方式填开增值税专用发票    一般纳税人经国家税务机关批准采用汇总方式填开增值税专用发票的，应当附有国家税务机关统一印制的销货清单销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况分别按以下规定处理    购买方在未付货款并且未作账务处理的情况下，须将原专用发票的发票联合抵扣联主动退还销售方    销售方收到后，应在该发票联和抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，整套保存，并重新填开退货后或销售这让后所需的专用发票    在购买方已付货款，或者货款未付但已作账务处理，专用发票发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管国家税务机关开具的进货推出或索取折让证明单（以下简称证明单）送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据    销售方在未收到证明以前，不得开具红字专用发票    收到证明单后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用发票    红字专用发票的存根联、记账联作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联合抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证    购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票中所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的，属于偷税行为凡具备使用电子计算机开具专用发票条件的一般纳税人    凡具备使用电子计算机开具专用发票条件的一般纳税人，可以向主管国家税务机关提交申请报告以及按照专用发票（机外发票）格式用电子计算机制作的模拟样张，根据会计操作程序用电子计算机制作的最近月份的进货、销货、库存清单及电子计算机设备的配置情况，有关专用发票电子计算机技术人员、操作人员的情况等，经主管国家税务机关批准，领购由国家税务机关监制的机外发票填开使用