信息与沟通是内部控制的纽带

企业各个层次、每个员工都需要运用信息来确认、评估和应对风险，以便更好地履行职责并实现公司目标。信息流动贯穿于企业的整个风险管理过程。　　经济市场化程度的提高要求必须加强信息管理，包括信息的采集、存储、处理加工和运用。信息在企业范围内按照一定的规则和程序进行流动，有助于每一个员工及时地获取信息，更好地完成其风险管理的职责。　　信息与沟通是及时、准确、完整地采集与企业经营管理密切相关的各种信息，并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间、企业与外部之间进行及时传递、有效沟通和正确使用的过程，是实施内部控制的重要条件。　　《企业内部控制基本规范》要求企业建立内部控制相关信息与沟通制度，明确相关信息的收集、处理和传递程序，加强信息的及时沟通，促进内部控制有效运行。　　信息与沟通的具体要求如下：　　（一）建立信息收集、加工机制　　企业应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合，提高信息的有用性。从内部信息来讲，要求企业根据经营目标等建立与其经营活动相适应的信息系统，持续性地收集经营活动所生成的各种信息。　　企业应当通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道获取内部信息。　　从外部信息来讲，要求企业通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道获取外部信息。由于所收集的各种信息来自于不同的渠道和信息源，属于零散的、非系统的，必须对所收集信息进行必要的筛选、整理和加工，以提供给有关方面。　　（二）完善信息传递机制　　信息的最终目标在于使用，为企业经营目标的实现服务，处于内部控制之中的信息则必须服务于内部控制，服务于内部控制的有效性。为了提高内部控制的有效性，需要做到：　　1.企业应当将相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间进行内部传递。内部信息传递一方面要完善信息向下传递机制，使企业内部参与经营活动各个方面和全体人员了解企业实现经营目标方面的信息，明确各自职责，了解自身在内部控制体系中的地位和作用。　　另一方面要完善信息向上传递机制，使企业员工能够及时将其在企业经营活动中所了解的重要信息向管理层及董事会等方面传递。此外，还须建立信息横向传递机制，特别是要使信息在管理层与企业董事会及其委员会之间进行沟通。　　2.企业应当建立良好的外部沟通渠道，加强与外部投资者、客户、供应商、中介机构和监管部门等有关方面之间的沟通和反馈。外部沟通应重点关注以下方面：　　（1）加强与投资者之间的沟通，根据有关法律、行政法规和企业章程，建立本企业的信息披露政策与程序，及时、公平地向投资者披露企业的战略规划、经营成果、投融资计划、年度预算、重大财务担保、合并分立、资产重组、财务状况、经营成果、利润分配方案等方面的信息。　　（2）加强与客户的沟通，通过座谈会、走访等形式，采集客户对消费偏好、销售政策、产品质量、售后服务、货款结算等方面的意见和建议，及时发现并处理存在的问题。　　（3）加强与供应商的沟通，通过供需见面会、订货会、业务洽谈会等与供应商就供货渠道、产品质量、技术性能、交易价格、信用政策、结算方式等问题进行沟通，及时发现并处理存在的问题。　　（4）加强与监管机构的沟通和协调，及时了解监管要求，积极反映诉求和建议。　　（5）加强与注册会计师的沟通和协调，听取注册会计师对内部控制等方面的建议，保证内部控制的有效运行。　　（6）企业应当根据有关法律、行政法规要求和管理需要，与律师保持有效沟通。　　（三）加强信息技术的运用　　随着信息技术的发展，新技术在信息系统中得到越来越广泛的运用。在建立内部信息系统时，企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用；根据企业经营目标、内部控制目标以及经营活动的特点，建立自身的信息系统。　　企业的信息系统在内部控制体系中发挥控制活动的作用。但另一方面，由于信息系统在内部控制中的重要性，其本身又是内部控制的对象，企业应当加强对信息系统的开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全、稳定地运行。　　（四）建立反舞弊机制　　企业应当建立反舞弊机制，明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限，规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。通过反舞弊机制的建立，将反舞弊工作的重点放在重点领域和关键环节，防范舞弊行为的发生并及时发现发生的舞弊行为。在所建立的反舞弊机制中，要规范相应的舞弊案件查处程序，以便对舞弊案件及时进行处理和纠正。对于反舞弊机制，要坚持惩防并举、重在预防的原则，避免舞弊行为的发生。要在反舞弊过程中，不断完善内部控制体系。　　企业应当将下列情形作为反舞弊工作的重点：　　1.未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用企业资产，牟取不当利益的行为。　　2.在财务会计报告和信息披露等方面存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等行为。　　3.董事、监事、经理及其他高级管理人员滥用职权的行为。　　4.相关机构或人员串通舞弊的行为。　　（五）建立投诉和举报人保护制度　　投诉是信息沟通的重要手段之一，是信息自下而上沟通的重要形式。企业员工处于经营活动的第一线，能够及时发现经营活动及内部控制实施过程中存在的不足、问题和缺陷以及舞弊行为，并能就完善内部控制体系提出合理化建议和改进意见。　　为此，企业应当建立举报投诉制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求，确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。同时，企业要建立举报人保护制度，保护投诉人的积极性，维护举报人的利益。　　案例　　L公司内部控制制度设计概述　　L公司一家以食品生产加工为主的企业，公司主要产品有奶糖系列，硬质糖果系列，软糖系列等品种。L公司经过多年不断改进生产技术，生产工艺，现已有全套的生产设备，同时生产车间具备了整套的卫生设施。　　柏明顿公司项目团队通过分析L公司内部控制的问题，对其进行了内部控制设计并对其有效运行提出了完善的措施。　　一、内部控制现状分析　　内部控制制度设计与评价是一项复杂的、系统的工程。我们通过深入调查该企业，参照COSO报告对内部控制定义的五要素，对L公司内部控制现状从以下几个主要方面进行描述。　　1、控制环境　　L公司在组织机构设置和权责分配上仍然缺乏系统科学的整体考虑，虽然设置了形式上的公司治理结构，却未能真正发挥现代企业制度中董事会、监事会的职能。在管理授权上，L公司存在多数小企业常有的授权范围和程度过小、授权责任不明晰的现象；在管理决策上，注重市场直觉，强调发展速度，使决策带有一定的浪漫性。由于公司对人力资源政策偏好，公司对其他部门的专业人才并不太重视、待遇偏低，造成人才不断流失。　　2、风险防范　　目前L公司还没有建立起一整套风险评估的方法和手段，没有对各类业务可能面临的风险进行识别和评估。在对经营风险和财务风险的防范上，L公司较为重视经营风险的防范，但由于专业人员的缺乏，风险评估只是停留在定性的总体分析，定量的分析很少，主观判断多，数据说话少。对财务风险的防范在实际工作中主要是建立在谨慎的思想上，凭借决策者的经验和直觉来进行，而缺乏科学的风险防范机制作支撑。　　3、控制活动　　L公司控制活动的特点有两个：一是缺乏系统规范的内部控制制度和程序。。二是控制方式较单一。已有的控制大多以事后控制为主，而很少在事前控制和事中控制方面下工夫。　　4、信息系统　　L公司目前的内部信息传递方式还停留在电话、传真的阶段，没有运用先进的信息传播手段如计算机网络来提高信息传播的效果和效率。在信息的沟通渠道，设置了企业内部上下级之间和对外的沟通渠道，缺乏平级之间等其他沟通渠道。　　5、内部监督　　L公司目前缺乏内部审计，主要以外部审计监督为主。需要指出的是，毕罗香公司目前将内部监督的重点放在违规事件的查处上，在对整个内部控制系统的监督、评价和修订工作还没有开展。　　二、内部控制设计重点　　1、完善企业的控制环境。　　L公司要做到增强负责人的内部控制意识，提高管理者素质，健全公司治理结构，培养企业文化、完善企业内部组织机构、规范信息与沟通系统、建立良好的人力资源政策及实务等。　　内部控制环境建设重在进行企业基础管理机制的完善，很多内容都是一个需要长期建设与维护的过程。　　2、强化内部财务会计控制　　内部财务会计控制是整个内部控制系统的基础和核心部分。参照《企业内部控制基本规范》的规定，结合L公司实际，内部财务会计控制应涉及企业各项财务会计工作，以及与财务会计有关的各项重要经济业务及相关岗位，并针对经济业务处理过程中的关键控制点，加强决策、执行、监督、反馈等各个环节。　　比如，健全财务会计管理机构，明确会计监督职能、加强会计系统控制、加强货币资金控制、加强资产保全控制、实行财务预算管理控制、实施财务会计工作人员素质控制、引进计算机信息化财务系统。　　3、建立有效的风险管理系统　　在L公司中建立风险防范管理机制，尤其加强财务风险防范机制的建立，通过设立相应的风险管理机构，采用科学的风险评估、分析和防范手段，以及建立风险发生后的管理机制等，来加强企业经营风险和财务风险的防范管理。　　4、加强内部控制的监督　　由于内部监控具有监督的日常性和全过程控制性等特点，L公司内部控制是一个过程，这个过程通过纳入管理过程的大量制度及活动实现。比如：注重内部审计、控制自我评估等。