浅析事业单位电算化会计系统的内部控制管理

摘要：会计电算化是电子计算机技术、信息技术和现代会计相结合的产物，是会计工作发展的方向，随着电子计算机在我们的日常工作生活中的广泛应用，会计电算化也在逐步走入我们的日常工作中。会计电算化是会计史上的一次飞跃，也是会计手段的一次重大变革。计算机技术的飞速发展，为会计业务的处理提供了多样化、高效化的服务，大大减轻了一线会计人员的劳动强度，提高了会计核算及时性和准确性，对会计的发展也起到了很有力的推动作用。然而，就在会计电算化实现的同时，会计领域的计算机犯罪案件也呈上升趋势，给国家资产造成了巨大的损失。因此，加强会计电算化的安全监控，加强会计电算化内部控制管理，切实防范会计风险显得尤为重要。认真探讨会计电算化对会计内部控制的影响，对建立健全事业单位电算化会计内部控制有着重大的意义。　　关键词：事业单位；内部控制；会计电算化；探讨一、会计电算化对事业单位内部控制的影响　　(一）事业单位内部控制形式传统的手工记账规则对总账、日记账所要进行订本账册的使用进行了规定，并且要求那些明细账必须要采用活页式的账册，通过很多套帐来实现账目之间的互相核对和互相牵制。比如，编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查，总账明细账进行平行登记、账账核对、账证核对等，如果账本记录、凭证出现了错误必须要使用红字和划线的方法来对其进行一定的更正。在会计电算化中由于核算程序的变化，我们通常要使用计算机软件来进行账务的处理工作，只要我们所输入原始的凭证正确，计算机就能够迅速的完成我们在手工条件之下所进行的各种账务处理的功能。计算机已经在会计电算化的条件下将手工会计账册核对的功能进行了代替，那么，过去手工操作的内部控制措施，如，记账凭证的借、贷平衡效验；账户中期末余额、期初余额、本期发生额的检查；各核算业务模块间数据的核对；报表数据的钩稽关系检查、会计平衡的等式的检查等等。在事业单位会计电算化应用后就没有其存在的必须性和必要性了，这也在很大程度上将传统会计职务监督的能力降低。　　(二）事业单位内部控制的内容传统的手工会计信息系统中，事业单位的每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制度监督机制进行操作，会计人员要将那些原始凭证上的数据、内容直接在凭证、账簿上面进行记录，都必须要有相关的经办人员进行签字、领导的批准予以确定，这些原始凭证上的不同笔迹的签字也可以作为内部控制的重要手段。但是，在事业单位会计电算化以后，传统会计工作的单据、凭证、账簿、报表等部分会取消，因为，电算化会计系统是一个人机交互系统，因此，其控制的内容更加复杂。大致可以概括为以下几方面：计算机会计人员的重新分工和新的内部牵制；系统安全控制以及系统开发、系统资料文书化控制；系统的组织和操作管理控制；系统的输入控制、处理控制和输出控制。　　而这些信息往往是我们人类肉眼不能够看到的，这样也就导致这些数据很容易被篡改或者消失、中断。传统控制程序以及传统的控制方法有些已经不能再适用了。　　二、会计电算化对事业单位内部控制制度的新要求会计电算化要求我们职责分离，也就是事业单位的资产保管、记录、执行以及业务授权等工作和职责要很好的分开。根据相关的会计电算化工作规范中所规定的内容，我们可以将事业单位会计电算化职责和岗位进行一定的划分，可以将其分为：数据分析，数据分析主要负责事业单位会计数据的分析工作；电算审查，主要负责事业单位会计工作的监督，以便很好地的防止会计利用计算机进行作弊；审核记账，主要负责对于那些已经输入到计算机的事业单位会计数据进行一定的审核；软件操作，主要负责记账凭证以及原始凭证等会计数据的准确输入；电算主管，主要负责对会计软件系统运行工作和计算机运行工作的协调。　　三、加强事业单位会计电算化条件下内部控制制度的措施国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的，严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证，此外，有助于防止违法行为的发生。　　(一）将思想认识深度以及系统控制制度进行提升和规范事业单位会计电算化的应用必将使传统的会计数据领域、数据处理程序、数据存储形式以及会计核算方式进行改变，并且将会计信息质量进行提升 这在一定程度上方便和改变了事业单位进行经营决策以及财务分析等，不仅是会计技术和会计理论进一步的完善和发展，同时也对事业单位会计电算化内部控制制度改革进行了促进，成为了整个会计实务运用以及理论研究根本性的变革，动力就是思想，只有我们在思想方面认识到位，才能够将事业单位会计电算化予以完善和发展。对事业单位日常的操作管理控制，操作规程控制以及操作权限控制已经成为了系统操作控制的主要表现。其中，操作规程控制就是指在系统的操作过程中，我们必须要对一些标准操作的规程进行严格的遵循，将注意事项、操作程序以及职责进行明确，从而能够很好的形成一套事业单位自身会计电算化系统的文件；所谓的操作权限控制就是指每一个岗位人员仅仅能够按照所授予权限来对系统进行自己的作业，岗位人员不能够将权限进行超越从而接触系统。　　(二）建立健全事业单位内部人员岗位的安全控制制度事业单位想要建立健全适合的职责分工制度和组织机构就必须要对相应岗位职责制度、权限划分、人员分工以及部门设置等方面进行完善，最为基本的目标就是进行制度的建立，从而形成一种相互制约、相互牵制的制度，这样能够减少和防止舞弊事件的发生。在事业单位中，基本的会计岗位主要包括：会计档案管理、稽核、会计核算、出纳以及会计主管等等工作岗位，而电算化会计的岗位主要包括：计算机会计主管、软件操作、出纳人员、审核记账、系统维护、电算审查和数据分析、档案管理等岗位。在进行机构的调整过程中，我们必须要将其与组织控制相互结合，从而实现了职权的分离，及时、有效地发现违法行为和错误。与此同时，  我们还必须要建立健全职务轮岗制度。　　(三）建立健全事业单位会计电算化系统安全控制的制度自从事业单位进行会计电算化以后，要求事业单位必须要为计算机的设备创造一个良好的运行环境，对机器设备进行保护，能够有效地防止其他的人员接触到计算机，对数据和程序的安全进行保护。其中，系统维护工作主要包括软件维护以及硬件维护，系统硬件维护内容包括：对计算机进行定期杀毒、查毒；专机专用，财务操作的工作人员不能够在财务专用的计算机上面插入外来的光盘、软盘以及上网；及时的进行计算机故障分析，并且做好相应的记录；定期进行计算机的检查工作，并且做好相应的记录等等。还要对正在使用的计算机财务软件进行不定期或者定期的维护工作，这样能够防患于未然，能够确保计算机财务软件进行高效、平稳、安全地运行，并且对计算机财务软件所存在的不足不间断地进行修正，更要加强对其所选用的计算机财务软件进行及时地更新和升级。　　(四）建立健全事业单位内部审计的制度内部审计既是事业单位内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是人机交互系统的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。　　事业单位只有建立起与会计电算化系统相互适应的事业单位内部会计控制制度，才能够将会计电算化系统的内部控制过程中不断出现的那些问题进行很好地解决，并且对事业单位的会计电算化工作向更加深入的层次进行发展。