基于内部控制的企业采购全流程审计思路探讨

【摘 要】内部控制在完善公司治理和加强风险管理中发挥着重要作用。采购业务内部控制是企业内部控制的重要环节，基于内部控制的企业采购全流程审计是对采购全流程内部控制系统的再监督。本文基于内部控制视角，从采购预算、供应商管理、采购谈判、采购管理等方面探索采购全流程审计的思路与对策。　　【关键词】 内部控制 采购全流程 审计思路　　2010年4月财政部等五部委联合发布了《企业内部控制配套指引》，我国企业内部控制规范体系初步建成，以内部控制为基石的集中采购和采购全流程模式逐步推广，采购由分散化逐步向集中化、流程化过渡。为此，基于内部控制对采购资金及运行程序进行真实性、合法性、效益性审计和评价，完善采购全流程审计监督机制，有利于规范和约束企业采购行为，提高采购资金使用效益，使采购真正成为“阳光下的交易”。　　一、内部控制视角下企业采购全流程审计定位　　（一）内部控制内涵界定。　　1992年，COSO委员会提出《内部控制—整体框架》(1994年做了增补)，形成了以风险管理为基础的COSO内部控制框架：包括内控环境、风险分析、内控活动、信息与沟通、监督五大要素。2008年，财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》规定“内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。企业建立与实施有效的内部控制，应当包括下列要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素”。　　（二）企业采购全流程审计定位。　　采购全流程是指企业采购主体共同参与，通过实施“供应商管理－采购谈判－合同执行管理”全流程管理模式，建立集中采购管理平台，实现采购主体集中、采购商品集中以及采购制度、流程的统一。基于内部控制的企业采购全流程审计是对采购全流程内部控制系统及采购业务运行的再监督，是内部控制的关键环节，通过审计采购内部控制信息、揭示内部控制缺陷、查找内部控制缺陷原因、揭露采购行为违法违规问题从而提出减少内控缺陷的建议。采购全流程审计监督作为市场经济条件下企业监督机制的一项内容，为公司治理提供参考，有利于促进采购按公平、公正、公开的原则进行，提高采购资金使用效益，强化采购资金管理，促进廉政建设。　　二、基于内部控制的采购全流程审计主要内容　　基于内部控制的采购全流程审计以审查企业采购主体、预算、程序和资金等要素为基础，以采购行为的真实性、合规性和效益性审计为出发点，提出审计评价建议。　　企业采购主体包括：1．采购部门是集中采购管理、组织和实施部门，负责组织编制集中采购商品目录和集中采购计划、供应商管理和评委管理工作、拟定采购及评审方案并组织签署采购合同；2．采购需求部门是采购商品的使用部门，负责提出本部门或本业务条线的采购需求；3．采购需求管理部门是采购商品的归口管理部门，参与编制年度集中采购计划和参与落实采购预算；4．财会部门负责管理采购预算，审核合同付款、办理付款手续；5．法律部门对采购相关法律文件进行合法性审查；6．纪检监察部门对采购工作履行监督职能；7．内审部门对采购工作履行审计职能；8．风险管理部门对采购操作风险履行监管职能。　　审计内容包括：一是真实性。从采购主体及当事人方面重点审查采购管理、采购方式、采购活动及相关财政财务收支以及供应商资质的真实性，从采购项目方面重点审查采购预算的编制、采购合同以及采购管理工作的真实性；二是合法合规性。重点审查采购制度流程、采购主体职能分工、采购授权及内部监督、采购预算、采购方式、供应商选择等方面是否符合政策法规；三是效益性。从采购项目立项、实施过程、采购结果和资金使用效益等角度分析采购效率和效果。　　三、基于内部控制的采购全流程审计思路与对策（一）从内部控制五要素入手，全面梳理采购全流程，分析采购业务相关管理制度，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，掌握采购全流程内控管理中的薄弱环节。　　（二）审查企业是否建立采购申请授权制度，是否依据购买物资或接受劳务的类型确定归口管理部门并授予相应的请购权，相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序是否明确。　　（三）审查采购预算、采购计划编制执行情况。审计从采购预算上报、批复、追加各个环节展开，重点审查预算编制是否遵循规定程序、批复是否及时、调整手续是否合规、预算执行是否超支等；采购计划安排是否合理，有无造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费。　　（四）审查采购方式能否实现物美价的供给保障。采购方式按照市场化和公开化程度排序依次是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等。审查企业是否采取集中采购模式、限额标准以上采购项目是否按规定采取公开招标或邀请招标的采购方式，采购执行过程中有无随意改变采购方式的情况。　　（五）审查采购不相容岗位是否有效分离。采购全流程管理，不仅要求采购部门不相容岗位分离，对采购需求部门、采购需求管理部门等采购主体同样要求执行不相容岗位分离原则。审计重点关注候选供应商推荐、评审标准设定、供应商评审等岗位是否有效分离；审查有无同一部门或采购当事人参与“采购全流程”，导致“供应商管理－采购谈判－合同执行管理”各个环节监督制约作用受限，为人为操纵采购结果留下了空间，滋生“商业贿赂”的问题。　　（六）审查候选供应商管理是否公开透明，供应商选择是否得当。企业有无建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商管理信息系统并完善潜在供应商备案制度、用户反馈制度、日常监督检查制度等机制对供应商进行动态管理。审计重点关注候选供应商是否从供应商库中选取，是否存在需求部门和采购需求管理部门自主决定供应商的行为。　　(七)审查采购谈判评委信息库有无外部专家，采购项目评委是否从评委信息库中随机选取产生，核实评委是否独立于采购需求部门和需求管理部门；审查招投标或定价机制是否科学，授权审批是否规范，有无导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈的问题。　　（八）审查采购部门轮岗制度是否有效执行。审查企业是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，重要和技术性较强的采购业务是否组织相关专家进行论证，是否实行集体决策和审批。　　四、结语　　审计监督作为国家政治制度不可缺少的组成部分，是民主法治的产物和推动民主法治的手段，是维护国家经济安全的重要工具，是国家治理这个大系统中的一个具有预防、揭示和抵御功能的“免疫系统”。在这一理念的指导下，审计工作要坚持“两手抓”：一方面揭露和查处违法违规问题，发挥审计在惩治腐败、加强廉政建设方面的作用；另一方面关注重大的体制性障碍、制度性缺陷和管理漏洞，推进民主法治建设和体制制度创新。　　本文主要站在国家审计的视角，以企业的内部控制为出发点，对企业采购全流程的关键环节进行研究和分析，并探讨具体的审计思路和方法。从审计监督的“免疫系统”功能看，通过基于内部控制的企业采购全流程审计，一方面要对企业采购的制度建设、流程管理等内容进行审查和评估，揭示企业在采购方面存在的体制、制度的缺陷和管理漏洞；另一方面是要在评估内控有效性的基础上，从薄弱环节入手，以采购业务的真实性、合规性以及效益性为出发点，查找由于内控不完善导致的贪污腐败、损失浪费等具体问题。基于内部控制的企业采购全流程审计，其最终目的就是要在充分发挥审计揭露功能的基础上，提出合理、有效的审计建议，促进企业进一步完善制度、规范机制、强化管理，从而进一步提高其预防腐败、抵御风险、提高效益的能力和水平。（刘松华 严晓健）参考文献：　　[1] 赵保卿：《内部控制设计与运行》，经济科学出版社，2005.　　[2] 刘美升：《商业银行内部控制审计评价系统的开发与应用》，硕士论文，2011年4月19日.　　[3] ]缪艳娟：《企业内部控制研究》，东北财经大学出版社，2009年.　　[4] 关鉴航：《内部控制与现代审计》，《税务与经济》，2010.　　[5] 张忠伟:《采购业务内部控制制度设计探讨》，《现代商贸工业》，2010 年第6 期.　　[6] 刘涛、郭涛：《采购业务内部控制评价指标体系及其评价》，沈阳工业大学学报，2005 年第6 期.　　[7]邓永国：《企业物资采购风险研究》，《中国物流与采购》，2008年12期.