浅议会计信息化在审计中的“条形码”作用

会计信息化是管理信息化的重要组成部分。如何提高会计信息的价值，实现信息共享、互联互通，如何有效提升会计信息化水平，如何培养会计信息化人才等诸多问题亟待解决。审计信息化要“读懂”财务报告，实现会计信息化数据的充分利用、自动处理、实现信息共享，可以借助可扩展商业报告语言（财务报告领域里的条形码）。通过给财务数据添加特定的分类标签，使软件能够在不同系统间进行信息交换，从而降低会计信息生产和使用成本，促进审计水平的提高。　　本文将以条形码做类比，对会计信息化在审计领域中应起的条形码作用进行探讨。　　一、会计信息化在审计领域中的作用　　设想一下，当我们提着沉甸甸的东西去收银台结账时，收银员用扫描枪扫完条形码后，就可以立即告诉我们应该支付多少钱？对我们每个人来说，这个过程看起来非常简单，或许这里面的原理我们并不明白，但是它的目的却很明确：把一串数字从一个地方传递到另一个地方。审计领域中运用会计信息化数据的目的也很明确：把一个账套里的数据从一个地方传递到另外一个地方，不过技术上就没有那么一目了然了。　　也许有人会说，被审计单位的财务信息我们可以从账簿上看，也可以从凭证上看，也没有什么不好。的确，这样也可以开展审计工作，但整个过程以人工为主，速度、效率和准确性可想而知。如果被审计单位采用会计信息化软件，那么我们的审计人员就可以直接将被审计单位的备份账套导入审计软件，实现审计工作方式的转变。这样审计工作者将不再单纯依赖于被审计单位用纸张记录的会计数据开展审计工作，而且审计工作记录和最终形成的审计档案也全部实现了电子化。我们可以看到如果被审计单位实行会计信息化就如同给商品打上了条形码，审计人员可以轻松的将被审计单位的财务数据“扫入”审计软件，实现技术与审计高度融合，大大提高审计的工作质量和效率。　　二、行政事业单位会计信息化的现状对审计工作的影响　　目前，行政事业单位在运用会计信息上有了新突破。大部分单位实行了会计电算化，但还存在一些问题，进而制约了审计信息化的发展。　　第一，基础配备不完善，使得会计信息化未完全普及，进而影响审计信息化的进程。　　当前会计信息化建设的基础配备还不够完善，这里的基础配备包括设施配备和人员配备。虽然在大部分行政事业单位中，计算机早已得到普及，但是会计信息处理需要专门的设备，如处理数据的服务器、存储数据的设备等；此外，还需要高速、安全的内网来完成会计信息的传递工作，而这样的设备和网络在一些行政事业单位是不存在的。　　从笔者调查潍坊市会计信息化情况来看，市直部门中约81.25%的单位安装并使用了会计信息化软件，而县市区会计信息化水平相对较低，约27.27%的单位安装并使用了会计信息化软件。　　同时，一些单位财务人员业务素质偏低，没有取得会计从业资格证，不会使用财务软件，也有一部分单位财务人员使用电算化不够熟练，存在采取会计信息化软件和手工同步处理账务的管理方式。甚至还有一些单位购买了信息化软件，却只用手工进行账务处理。这就使得审计人员在进行审计时只能依赖于手工记录的会计数据，影响了审计信息化的进程。　　第二，会计软件缺乏必要的安全防护，使得会计信息化遭受考验，进而降低审计效率。　　计算机同其他设备一样，可能会发生故障。一旦发生故障，就有可能造成后台数据库里的数据丢失。此外，大部分开发企业将重点放在软件的核算、管理、决策功能上，而在数据的安全保密和病毒防范上却相对欠缺，从而带来了会计信息容易被修改和破坏的隐患。　　在某次审计中，当笔者联系被审计单位提供相应的会计信息化资料时，却被告知单位电脑中病毒，磁盘损坏，备份的账套损坏无法恢复，最终只能以原始的凭证为依据开展审计工作，进而影响了审计的效率。　　第三、会计信息化软件功能使用率低，阻碍了审计工作的科学化精细化水平。　　从笔者调查的情况看，大部分行政事业单位会计信息化系统功能使用率不高。除了总账模块、固定资产管理模块、财务报表模块外，会计信息化系统软件的其他功能，如薪资管理模块、财务分析、决策分析、往来管理、部门经费、项目核算等到功能，而这些功能大部分行政事业单位几乎全未启用，使用率几乎为零。　　以某局审计为例，如果该单位启用并使用了项目核算模块，那么我们就可以把正在建设的若干个工程分别设置为不同的项目，并建立项目辅助核算，那么如果想看某一个项目的支出情况，只要查询相应的项目总账就一目了然了，同时还可以与相应的专项预算进行对比计算出节约或超支的绝对数和相对数。进而提升审计工作的科学化精细化水平。　　三、如何推进会计信息化在审计领域中的条形码作用　　会计信息化不仅改变了原有的账务处理方式，也改变了原手工方式下单位的内部控制，在行政事业单位加强会计信息化建设，不仅可以提高办公效率，还可便于审计、领导决策，更符合建设节约型社会的要求。　　第一、完善会计信息化基础设施建设，推进审计信息化进程。　　就像打码是扫码的前提一样，会计信息化可以说是审计信息化的前提条件，如果被审计单位不重视会计信息化基础设施建设，就难以保证财务软件顺畅运行以及财务信息的安全和共享，就会对审计信息化的实施产生不必要的障碍。因此，行政事业单位应进一步做好硬件设施建设工作，打好实施会计信息化的基础。结合单位实际情况选择适合自己的财务软件，并根据软件的具体运行环境和数据库需要采购性能优良的计算机或者对现有机型进行升级。　　同时，行政事业单位还要在财务人员配备上下功夫，对于在职人员，单位应当适时安排培训、进修等形式进一步提高财务人员综合素质，使其适应会计信息化的要求。对于新招聘的人员，不仅要求其具有扎实的专业知识，而且还要具备良好的计算机使用技能、基本的数据库维护技术。而作为第三方的软件公司，在出售其产品的同时，也应该提供必要的培训，使财务人员能够运用软件处理日常业务，能够进行简单的软件维护。　　只有在硬件、软件、人员上都满足会计信息化实施的条件，会计信息化才能实施的好，才能为审计信息化创造良好的条件。　　第二、做好会计信息化软件安全防护，为审计监督提供必要条件。　　会计信息化软件的运行需要后台数据库的支撑。因此，数据库管理系统必须采取必要的安全措施，以防止故障的发生。另外还要制定相应的备份计划，定期对财务数据进行备份，一旦发生故障，也可以利用备份的数据，实现最近点数据恢复，将数据损失降低到最低程度。同时，行政事业单位内部也要着手组建速度快、稳定性强、安全性高的内网，用于提供良好的信息交换平台。当然，高速、稳定的专用服务器，以及用于隔离软件服务器与专用网络，公共网络与专用网络的防火墙也是必不可少的设备。　　第三、提高会计信息化软件功能使用率，提高审计效率。　　行政事业单位财务管理水平的高低，将会对单位的资金使用效益和运行成本产生影响，而有效的开启财务软件的功能模块，则可以提高单位财务管理水平，推进财政科学化精细化管理，提升会计信息化工作的科学化精细化水平。因此，行政事业单位不能将会计信息化的脚步停留在总账、报表这些模块的层次，有效的开启与业务范围相适应的模块，比如说每个单位都应开启固定资产模块，便于单位固定资产的管理，而建设经营项目比较多的单位则应该开启项目管理模块，随时掌握某项目的资金使用情况，并与预算支出进行对比，有效的进行项目管理。鉴于此，审计人员在审计某专项或项目时则可以直接导入项目数据，提高审计效率。