铂略注：所谓档案的建立，就是对在质保期内的帐、发票、收款责任人、客户信息，都记录在档案里面。在信用风险管理的前期并不需要，主要针对后期收款即质保金档案的建立。
特别注意，质保金的保函是具有法律效力的。如果保函是见索即付保函，客户就可以拿这张纸来兑现。对我们而言，在银行的信誉方面会产生问题。所以，特别提醒，如果我们用保函来代替质保金，这个保函最好不是见索即付保函，铂略建议是要把它设置成有条件的保函。
三、注意“甲方说了算”条款
从学术上讲，软条款是指陷阱条款，是某些付款节点得不到满足，比如说验收、结算、移交等条款，买方可以利用条款随时单方面拖延其付款保证责任，俗称甲方说了算条款。
举例来看什么样的条例是软条款?案例如下。
(1)甲方于合同签订后，向乙方支付设备金额的30%作为定金。
(2)货到工地，经甲方验收后，向乙方支付合同货物总额的60%。
(3)甲方在设备安装完毕，调试合格后，并经甲方验收合格后向乙方支付合同金额的20%。
为什么说“验收”内存在软条款?
举例，大家都有装修房子的经历。装修队在装修完毕后要求结清剩余款项时，通常房主会要求验收，实际上他们在验收房子的时候，也很难看出到底好不好，因此会提出还想“看一看”、“等一等”等要求，这就与甲方行为相似。
因此，可以认为，该时间点是由甲方所控制的。甲方这种行为的可能动机：1.担心受骗上当，即签字后的责任转移。2.甲方没有货款，且具备一定专业知识，从而故意挑刺。因此，铂略将验收称为合同管理中的软条款，甲方认为好就是好，甲方认为不好就是不好。
改善措施：
想办法将由甲方控制的时间节点转变为双方都认可的时间节点，可以采用客观存在的时间节点。如，货到工地的时间或者固定日期。通常，货到工地了，这个时间点是双方肯定的，甲方在见到货到工地，就可以签收了，即货到工地——签字付款。有的项目是比较复杂，不是一堆货物到工地的，而是今天是配件A，明天是配件B，后天是配件C，一堆散件到工地的。，那么这个到货时间也是不固定的。那么这里就可以使用固定日期。
因此，对上述案例中的付款条例进行修改后，我么可以得到：
1) 甲方于合同签定后10日内向乙方支付设备金额的20%作为定金。
2) 货到工地10日内，向乙方支付该批货物合同金额60%。
3) 甲方在设备安装完毕调试合格，并经甲方验收合格后10日内，向乙方支付合同金额的20%。
另外，可以结合法律知识，来改善付款条款。如，增加一条“若非乙方原因导致甲方未能验收”,防止甲方不合理的拖延或者强行挑剔的行为。因此，可以针对案例中的条款三，再次修改为：
若非乙方原因导致甲方未能进行验收，甲方最迟在该批货物抵达工地6个月支付乙方设备合同金额的20%。
或者
若非乙方原因导致甲方未能进行验收，甲方最迟于2015年10月1日支付乙方设备合同金额的20%。
铂略注，关于时间点的确定企业通常希望付款日期是固定日期，但甲方并不希望把日期固定，因此付款日期会变成工作当中的一个矛盾点。因此，对于信用经理而言，可以采用的应对方式是：项目的竣工日期。竣工日期就代表的这个项目在这个日期将要关闭、完成。在上一个章节提到项目制销售企业的一个特点，项目本身就是一个阶段性的工作，有开始日期，也有比较明确的结束日期。那么明确的竣工日期对收款有一个很好的帮助，那就是我们可以把付款日期进行确定，不而不是一个浮动的日期，这个就是谈到软条款的处理方式。
